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失敗しないビジネス英語メール①|スマートな宛名

Emails海外ビジネス文化
この記事は約4分で読めます。

社内・社外の英語メールを書くとき、どうしたらいいか意外とわからない方は多いです。もしくは知らずに書いているケースが散見されます。

今回は、『失敗しない英語ビジネスメールの基本シリーズ① 宛名』書き方をご紹介します。

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なぜスマートなビジネス英語メールが必要?

グローバルビジネス社会とはシビアなもの。英語ができないというだけで舐められてはたまりません。

スマートな英語メールには、こんなメリットがあります。

  • 信頼をはやく築く
  • 英語ができないと舐められない
  • 自分(と相手)の生産性を上げる
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スマートなビジネス英語メールの基本は、「シンプル」「完結」

仕事ができるグローバルビジネスマンは、だらだらと長いメールを書きません。

  • シンプル
  • 完結
  • 要点だけ

究極にいうと、件名に用件だけで、中身は空メール、なんていうことも多く送ります。欧米のビジネス文化では、よくあることです。

根本的なルールは、「できるだけ短く書く」ということをしっかり覚えておきましょう。

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相手の名前は、氏?名?

パターンによって使い分けます。国にもよりますが、般的には下の名前です。しかし、失敗しないビジネスメールと考えると、最初は名字で送ることがいいです。なぜなら、名字がフォーマルだからです。

名字で送る一例 (Ms. Johnson)

名字には、必ずタイトル (Mr. / Ms. / Mrs. / Professor /Doctor, etc…)をつけます。Miss (未婚の女性タイトル)は避けます。

  • ビジネスパートナー、目上の方へ初めてメールするとき
  • シリアスな内容を送るとき
  • まだ「名前で呼んで」と言われていないとき(←結構)
  • 送られたメールの締めくくりが、名字の名前だった場合

最後のポイントだけ補足します。時々、何か怒っていたりプライドが高い人は、自分の名前を “Mr. (Ms.) XXX”と締めくくってくる時があります。また、大学教授などは、たまに自分の名前を “Professior XXX” と締めくくってくることがあります。その場合、あなたの返信が “Hi Michael!” なんてなってしまうと大変失礼に当たって失敗します。名字や役職名で呼びなさいという意思表示です。下の名前での返信は避けましょう。

名前で送るとき(例) “Hanna”

  • 「名前で呼んで」と許可されたとき
  • 2回目以降のカジュアルなメールのとき
  • 受信者と距離を縮めたいとき
  • 一つ前のメールの最後に Hannaよりと書いてあったとき

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フォーマルな、書き出しは、 “Hello XXX, “

基本的な英語メールの書き出しは、礼儀正しく基本形からまず入りましょう。

Hello Ms. Johnson,
Hope this email finds you well. My name is XXX from ABC Company. ….

ポイント

  1. Helloと宛名の間にスペース
  2. タイトルのあとはスペース
  3. 名前の後は、「 , (カンマ)」を入れる
  4. 改行する

OK emails

日本人がやりがちなダサい間違い

  • Hello. だけ。最悪のパターン
  • Helloの後に、ピリオドやカンマを入れる

NG Emails

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“Hi XXX,” もOK

Hi Ms. Johnson, 

と書くことも可能です。フォーマル感が薄れるため、受信者の性格や役職を考えて使うかどうかを判断しましょう。例えば、まだあったことがない取引先の重役の方に送る場合は、Hello が最適です。

その後、「名前で呼んで!」と言ってもらえればそれは会話のネタになりますし、距離を縮めるきっかけにもなります。

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おすすめできない “Dear XXX,”

Dear Ms. Johnson,

アジア圏やラテン系の方が好んで使う “Dear”。間違いではありません。ただし、馴れ馴れしく、個人的には、幼稚に感じます。ビジネスで対等な信頼関係を得たいならば、“Dear”は避けたほうが良い書き出しです。特に、男性が送ってくる場合、ちょっと気持ち悪いなっていうか、英語知らないんだな、って個人的に思います。(ごめんなさい)

初めてメールを送る時、特に外部取引先や目上の方には、使うことを避けましょう。ちなみに、私は基本使いません。

しかし、こんなときならOKです。

  • カスタマーサービスなどで、お客様に親しみを感じて欲しいとき
  • 感謝を伝えるとき
  • 気心が知れた同僚・友人に送るとき
  • 部下との距離感を縮めたいとき
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本当は、名前だけでいい

Hanna,

Ms. Johnson,

英語メールの基本は「シンプル」「完結」です。実は、名前を打つだけでも全く問題ありません。(Dearより1,000倍いいです!)

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まとめ

いかがでしたでしょうか?

  • ビジネスメールはとにかく「短く」「完結に」。書き出しも同じ
  • Hello Mr. (Ms.) XXXX, “で書き出すのがフォーマル
  • コンマやピリオドの有無に注意

書き出しから「ダサ!」って思われて失敗しないよう、スマートな英語メールを書きましょう。

Lyan
Lyan

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