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失敗しないビジネス英語メール③|スマートな 署名|NG例まとめ

Emails海外ビジネス文化
この記事は約6分で読めます。

社内・社外の英語メールを書くとき、どうしたらいいか意外とわからないことは多いです。もしくは知らずに書いているケースが散見されます。

今回は、『失敗しない英語ビジネスメールの基本シリーズ③ メール署名』を紹介します。

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なぜスマートなビジネス英語メールが必要?

こちらは、初回のコラムでご案内しました。

失敗しないビジネス英語メール①|スマートな宛名
社内・社外の英語メールを書くとき、どうしたらいいか意外とわからない方は多いです。もしくは知らずに書いているケースが散見さ...
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スマートなメール署名

会社によっては、テンプレートを用意しているケースもあると思います。しかし、そもそも、そのテンプレがおかしいことも多々あります。できるビジネスマンは、適切に修正しましょう。

正しいメール署名 サンプル

基本形サンプル(一例)

 英語 

Taro Yamada, MBA
Marketing Manager, XXX Department
OneOcha, Inc.

10th floor, ABC Tower, 1-1-1 XXX, XX-ku, Tokyo, Japan, 000-0000
Office: 03-1111-1111 (ex. 1234)
Cell: 090-xxxx-xxxx
Email: xxxx@oneocha.com
URL:  www.oneocha.com

 日本語 

OneOcha 株式会社
XXX事業部 マーケティング部 マネージャー
山田 太郎 (Taro Yamada)

〒 000-0000
東京都 XX区 XXX 1-1-1 ABCタワー 10階
電話: 03-1111-1111  FAX: 03-2222-2222
内線: 1234
携帯: 090-XXXX-XXXX
Email: xxxx@oneocha.com
URL:  https://www.oneocha.com/

理想のスタイル(一例)

Taro Yamada, MBA
Marketing Manager, XXX Department, OneOcha, Inc.
090-xxxx-xxxx | onoocha.com |10th floor, ABC Tower, 1-1-1 XXX, XX-ku, Tokyo, Japan, 000-0000
ポイント①
欧米では、HTMLメールが基本
日本では、テキスト形式がいまだに捨てられなかったり、失礼に当たらない!という神話を信じている方もいますが、時代遅れです。
色やアイコンを使って、みやすくしたり、自分の会社のブランドを視覚的にアピールすることはとても大切です。
ポイント②
不要な情報は削除OK
(FAX, https:// )
一般的に、欧米ではもはやファックスは使用しません。メール添付などが一般的です。ファックスを多用するのは、ほぼ日本だけと思ってもらって構いません。
なので、海外顧客や同僚に送るときは、ファックス番号を削除してもいいです。
また、会社の URL などもなるべく短くして、 https:// などは取ってしまっていいでしょう。
ハイパーリンクなども利用し、文字数をひとつでも減らすことがスマートです。

部署名・役職名

部署の種類(一例)

序列や規模の大小は、会社によって異なりますが、一般的に大きな組織から参考として並べています。

  • department
  • division
  • office
  • group
  • section
  • unit

部署名(一例)

Accounting経理
Audit監査
Corporate Planning経営企画
Development開発
Engineering技術
Export輸出
Finance財務
General Administration総務
General Affairs庶務
Human Resources人事
Legal法務
Logistics流通・ロジスティクス
Manufacturing製造
Marketingマーケティング
Procurement調達
Public Relations広報
Purchasing購買
Sales営業
Secretary (Secretarial Office)秘書

役職名・ジョブタイトル

基本的には、労働契約署に明記がある役職名を書きます。英語タイトルは、ここから探してみましょう!

Over 12,000 Job Titles, Job Descriptions, and List Of Careers

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英語メール署名 NG例まとめ

NG例 1 全角文字を混ぜない。記号の署名囲みはダサすぎる

◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇ ←コレ
Taro Yamada,
Marketing Manager, ABC, Inc.
+:-:+:-:+:-:+:-:+:-:+:-:+:-:+:-:+:-:+:-:+:-:+:-:+:-:+:-+:-+:-+:-+:-+ ←コレ
_/__/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_←コレ
国や相手の設定によって、全角が表示できない場合があります。また日本人がよく使う 飾り罫線は最高にダサく、プロフェッショナルな雰囲気がなくなるのでやめましょう。

NG例 2 名前の順序は、ファーストネーム・ラストネーム。大文字不要

  • Yamada Taro
  • Taro YAMADA

いまだに謎なのですが、日本であろうが海外であろうが、英語の商習慣では必ず、名・姓の順です。おそらく航空券や、日本の外国人登録証がこの順番なので、勘違いしている人がいますが、ビジネスの世界では関係ありません。

また、名字を全て大文字で表記することもオールドファッションで、洗練されていません。普通に Taro Yamada がスマートです。

NG例 3 Mr./Ms. を自分の名前につけない

  • Ms. Hanako Ito
  • Mr. Chiu-Wai Leung

自分で敬称をつけてるのはスマートではありません。時々驚くのですが、本当によくあります。おそらく、性別を判断できるように、との配慮かと思いますが、この書き方は誤りです。そもそも性別のアピールは不要ですが、どうしても入れたい場合は、このようにしましょう。

  • Hanako Ito (Ms.)
  • Chiu-Wai Leung(Mr.)

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まとめ

いかがでしたでしょうか?今回は、ほんの一例ですが、知っておくとスマートな署名な書き方をご紹介しました。

ビジネス英語メールは、「シンプル」「簡潔」。スマートな英語で、ビジネス成功の足がかりにしましょう。

Lyan
Lyan

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